C.A.P. 

Dans la fonction publique hospitalière, les CAP - Commissions Administratives Paritaires - sont des instances consultatives instituées dans chaque établissement hospitalier et dans chaque département pour examiner la situation personnelle de carrière des agents.

Chaque CAP est composée paritairement du même nombre de représentants du personnel et de l’administration.

Lorsque l’effectif des agents qui relèvent d’une CAP locale est inférieur à l’effectif minimum, la CAP locale ne peut pas être constituée et sa compétence est transférée à la CAP départementale correspondante.

Dans le cas où la CAP départementale ne pas être constituée pour les mêmes raisons, la compétence est transférée à une CAP correspondante d’un autre département désignée par le directeur général de l’ARS.

Le mandat des représentants aux CAP

Les membres des CAP départementales et locales sont désignés pour une durée de 4 ans et le mandat peut être renouvelé.
La durée du mandat peut être exceptionnellement réduite ou prorogée sans pouvoir excéder une durée d’un an.

Lors du renouvellement d’une CAP, les nouveaux membres entrent en fonctions à la date à laquelle prend fin le mandat des membres auxquels ils succèdent.

En cas de fusion d’établissements intervenant moins de 6 mois avant ou après le renouvellement des CAP, les représentants du personnel aux CAP du nouvel établissement sont désignés sur la base des suffrages cumulés obtenus par les syndicats dans chacun des établissements.

Aspect législatif

Le texte législatif qui régit le fonctionnement des CAP est :

 le Décret 2003-655 du 18 juillet 2003 relatif aux CAP locales et départementales de la fonction publique hospitalière ( article 43 à 68 )

Le fonctionnement des CAP

Le règlement intérieur de chaque CAP est soumis à l’approbation du directeur de l’établissement qui en assure la gestion.

Les CAP départementales sont présidées par le président du conseil de surveillance de l’établissement qui en assure la gestion ou son représentant. En cas d’empêchement, le président de séance est choisi parmi les représentants de l’administration.

Les commissions administratives paritaires locales sont présidées par le président de l’assemblée délibérante ou son représentant. En cas d’empêchement, le président de séance est choisi parmi les représentants de l’administration ou, à défaut, parmi les fonctionnaires de catégorie A.

Le secrétariat des CAP

Le secrétariat des CAP départementales est assuré par l’établissement qui en assure la gestion. Un représentant du personnel est désigné par la CAP pour exercer les fonctions de secrétaire adjoint.

Le secrétariat des CAP locales est assuré par l’établissement concerné. Un représentant du personnel est désigné par la CAP lors de chaque séance, pour exercer les fonctions de secrétaire adjoint.

Le secrétaire établit un procès-verbal de chaque séance, qui est signé par le président, le secrétaire et le secrétaire adjoint et transmis dans le délai d’un mois aux membres de la CAP.

La convocation et la fréquence des CAP

Les CAP se réunissent au moins 2 fois par an sur convocation de leur président :

 Soit à son initiative

 Soit à la demande du directeur de l’établissement

 Soit à la demande écrite d’un 1/3 des membres titulaires pour les CAP D ou à la demande écrite du tiers des membres de l’assemblée délibérante pour les CAP L.

Dans tous les cas, le président doit convoquer les CAP dans le délai d’un mois et la convocation est accompagnée de l’ordre du jour de la séance.

L’ordre du jour

L’ordre du jour est fixé par le président au vu des propositions du directeur de l’établissement pour la CAP locale et de chaque directeur d’établissement concerné pour la CAP départementale.

L’ordre du jour comprend :

 les questions relevant de la compétence de la CAP dont l’examen a été demandé par les représentants du personnel

- les questions dont l’examen a été demandé directement par un agent

Le directeur de l’établissement qui en assure la gestion peut également décider de la réunion d’une CAP départementale et la saisir de toute question entrant dans sa compétence.

Les avis et les votes aux CAP

Les CAP émettent des avis à la majorité des suffrages exprimés, sauf lorsqu’elles siègent en matière disciplinaire. Dans ce dernier cas, leur avis est requis à la majorité des membres présents.

S’il est procédé à un vote, il a lieu à main levée, ou, à la demande d’au moins un 1/3 des membres présents, à bulletin secret.

En cas de partage égal des voix, l’avis est réputé avoir été donné ou la proposition formulée.

Lorsque l’autorité investie du pouvoir de nomination ( direction ) prend une décision différente de l’avis ou de la proposition émis par la CAP, elle informe dans le délai d’un mois la CAP des motifs qui l’ont conduite à ne pas suivre cet avis ou cette proposition.

Le quorum et le déroulement de la séance

Le quorum des CAP est fixé à au moins 3/4 de leurs membres ayant voix délibérative qui doivent être présents à l’ouverture de la séance.

Lorsque ce quorum n’est pas atteint, une nouvelle convocation est envoyée dans le délai de 8 jours aux membres de la CAP qui siège alors valablement quel que soit le nombre de membres présents ayant voix délibérative.

Les séances des CAP ne sont pas publiques. Les membres suppléants peuvent assister aux séances de la CAP sans pouvoir prendre part aux débats et ne peuvent siéger avec voix délibérative que lorsqu’ils remplacent les membres titulaires.

Chaque suppléant peut remplacer tout membre titulaire élu sur la même liste.

Les CAP siègent en en assemblée plénière sauf lorsqu’elles sont saisies de questions résultant de l’application de certains articles de la loi 86-33 du 9 janvier 1986 portant statut de la fonction publique hospitalière où elle siège en formation restreinte :
 Décisions refusant le bénéfice du congé pour formation syndicale avec traitement d’une durée maximum de 12 jours ouvrables par an prévu au 7° de l’article 41

 délibération sur la saisine de la commission des recours du Conseil supérieur de la fonction publique hospitalière

Lorsque les CAP siègent en formation restreinte, les membres titulaires ou suppléants qui ont un grade inférieur à celui de l’agent intéressé ne peuvent pas siéger.
Un fonctionnaire ne peut pas siéger lorsque la CAP doit émettre un avis le concernant à titre individuel.

La représentation du personnel aux CAP ne peut jamais être inférieure à 2 membres.
 
Le remplacement des titulaires aux CAP

Lorsqu’un représentant du personnel titulaire ne peut siéger, il est remplacé par un suppléant de la même liste. Lorsque ni le titulaire ni le suppléant ne peuvent siéger, la composition de la CAP est réduite aux seuls membres habilités à siéger. La représentation de l’administration est réduite dans les mêmes proportions.

S’il ne reste qu’un seul membre titulaire, ce dernier siège avec un suppléant qui a alors voix délibérative.

Lorsqu’un représentant du personnel, titulaire ou suppléant d’une CAP départementale, fait l’objet au sein du même département d’un changement d’affectation ou d’une promotion dans son établissement, il continue de siéger pour la commission et pour le grade au titre desquels il a été élu.

En cas d’impossibilité de réunir une CAP locale régulièrement composée, il est fait appel à la CAP départementale. En cas d’impossibilité de réunir la CAP dépratementale, il est fait appel à CAP d’un autre département désignée par le directeur général de l’agence régionale de santé.

Lorsqu’un représentant titulaire se trouve dans l’impossibilité d’exercer ses fonctions ou est frappé d’une des causes d’inéligibilité, il est remplacé par le premier suppléant pris dans l’ordre de la liste au titre de laquelle il a été élu jusqu’au renouvellement de la commission.

Lorsqu’un représentant titulaire du personnel est en détachement, il peut choisir de continuer à siéger dans son établissement d’origine. Dans le cas contraire, il est remplacé dans les mêmes conditions que ce dessus.

Le suppléant est remplacé par le premier candidat non élu restant de la même liste.

Lorsqu’une liste se trouve dans l’impossibilité de pourvoir aux sièges de membres titulaires ou suppléants auxquels elle a droit dans une CAP, l’organisation syndicale ayant présenté la liste désigne son représentant parmi les fonctionnaires titulaires relevant de la commission, éligibles au moment où se fait la désignation, pour la durée du mandat restant à courir.

Les droits et devoirs des membres des CAP

L’administration doivent donner toutes les facilités aux membres des CAP pour leur permettre d’exercer leurs attributions et des locaux doivent être mis à leur disposition.

Une autorisation d’absence est accordée aux représentants du personnel, titulaires et suppléants, pour leur permettre de participer aux réunions des CAP.

Le président de la CAP veille à ce que les membres reçoivent la communication de toutes les pièces et documents nécessaires à l’accomplissement de leur mission 2 semaines au moins avant la date de la réunion.

Dans un délai de 10 jours avant la réunion, ils ont accès, sur leur demande, aux dossiers individuels des agents dont la situation doit être examinée en commission.

Les membres des CAP sont soumis à l’obligation de discrétion professionnelle en ce qui concerne tous les faits et documents dont ils ont eu connaissance en cette qualité et ne perçoivent aucune indemnité pour l’accomplissement de leur mandat .

Toutefois, ils sont indemnisés de leurs frais de déplacement et de séjour.